Conceitos e operações de controle financeiro
No caso da compra de um imóvel financiado por exemplo, basta registrar uma conta do tipo "Outros" chamada "IMÓVEL", registrar uma transferência da sua conta corrente por exemplo para conta imóvel com o valor referente ao pagamento da entrada.
Para controlar o valor financiado, basta cadastrar uma conta do tipo "Outros" chamada "FINANCIAMENTO". O valor financiado deve ser registrado através de uma transferência da conta de financiamento para a conta imóvel.
O resultado final será a conta do imóvel com saldo confirmado igual ao valor total da compra do imóvel, e a conta do financiamento ficará com saldo negativo igual ao valor total devido no financiamento.
No balanço patrimonial será exibido um ativo com o valor total do imóvel e um passivo com valor do financiamento.
Você deve ir registrando os valores de juros na conta do financiamento e o valor abatido do saldo devedor a medida que for pagando as parcelas do financiamento.
A opção reconhecer é apenas uma forma de marcar o lançamento e dizer que você já sabe seu valor.
Exemplo, uma conta de luz, registra-se uma despesa fixa mensal com valor aproximado da despesa, quando você recebe a conta e já sabe seu valor exato, você pode marca-la como reconhecida, ou seja, você indica que já reconheceu, que já conhece o seu valor exato.
O resíduo de metas é um recurso que exibe lançamentos virtuais no final da tela de lançamentos de caixa com os valores não utilizados de suas metas previstas, assim você tem a noção exata de como vai se comportar o saldo de suas contas se todas as suas metas forem utilizadas integralmente. O painel de Saldos de Caixas na tela de Visão Geral do sistema também apresenta uma linha referente ao valor total do resíduo de metas.
Para se obter o valor do resíduo de meta deve-se comparar o valor das metas no regime de caixa, isto porque o resíduo de meta é um recurso que serve justamente para projetar o saldo do seu caixa de acordo com as metas definidas, o resíduo é um recurso exclusivo do caixa. Para evitar confusão durante a comparação do valor do resíduo com o valor das metas exibidas no painel da Visão Geral, certifique-se que a Visão Geral esteja configurada para exibir os painéis no regime de caixa, caso contrário compare utilizando o relatório de metas.
O resíduo de metas do painel de saldos de caixa, fluxo de caixa, e lançamentos de caixa, considera a soma do valor restante para alcançar todas as metas não atingidas.
Dando exemplo mais claro.
Vamos supor que você tenha duas metas:
Carro: R$200,00
Alimentação: R$800,00
Total das metas R$1000,00.
Considerando que você gastou R$900,00 na categoria carro e R$0,00 em alimentação, o painel de saldos irá considerar como resíduo, R$800,00, pois a sua meta de carro já foi extrapolada mas de acordo com as metas definidas você ainda pode ter um gasto de R$800,00 com alimentação.
O painel de Resultados de caixa leva em consideração alguns conceitos que podem estar fazendo com que você confunda o saldo que ele exibe.
Neste painel são consideradas todas as entradas e saídas, e a partir deste valor é calculado o resultado total do caixa naquele período.
Porém existe uma diferença entre entradas e saídas e despesas e receitas.
Toda despesa representa uma saída, e toda receita uma entrada, porém lançamentos de transferências são representados por uma entrada e uma conta de origem e uma saída em uma conta de destino. Por isto o saldo deste painel não é necessariamente a diferença entre receitas e despesas.
Transferências não podem ser consideradas despesas e receitas pois elas representam apenas a transferência de um valor de uma conta para outra. Caso considerássemos como uma despesa e uma receita, os relatórios de despesas/receitas ficariam incorretos.
Você pode utilizar o painel de Resultados do mês ou o relatório de evolução por categoria por exemplo, para saber qual foi o resultado do seu mês em relação ao total de despesas e receitas.
Quando você realiza o parcelamento do cartão é como se você estivesse realizando um empréstimo para quitar a fatura, inclusive, em geral o banco cobra juros sobre o saldo que será parcelado. Neste caso, o ideal é você criar uma conta auxiliar, por exemplo, "Parcelamento Cartão", do tipo "Outros", e lançar o pagamento do restante da fatura, nesta conta.
Após isto, você deve lançar os juros cobrados como despesa nesta conta auxiliar, e lançar o pagamento das parcelas como uma transferência parcelada de seu cartão para esta conta, de forma a zerar o saldo da mesma no final do parcelamento.
Ex.: Total da fatura a pagar R$ 1000,00 / Entrada R$ 280,00 / 3 x 300,00 = 900,00;
Como o pagamento da entrada é à vista no vencimento da fatura, após fechar a fatura, você faz um pagamento normal de 280,00, logo o saldo remanescente fica R$1.000 - R$280 = R$720,00; Estes R$720,00, você lança como um novo pagamento utilizando como origem a conta auxiliar, zerando a fatura; Em seguida, você lança uma transferência parcelada 3 x R$300,00 no cartão com destino na conta auxiliar;
A diferença, (3 x 300) - R$720,00 = R$180,00, são os juros/IOF/taxas pagas na operação e você deve lançar como despesa na conta auxiliar;
Desta forma, à medida que você for fechando as faturas futuras do cartão, as parcelas da conta auxiliar vão sendo quitadas, até zerar os saldo da mesma.
Em relação ao fechamento de fatura, para iniciar o processo de fechamento de fatura, que é necessário para que o sistema acompanhe a evolução das faturas do seu cartão real, basta clicar no botão de "Fechar fatura" localizado na parte superior da tela de Cartões de crédito.
O status de conciliado foi criado para que o usuário possa acompanhar e comparar precisamente os saldos de suas contas bancárias com os saldos das contas no sistema, são lançamentos já verificados junto ao extrato de seu banco/cartão/extrato.
É possível conciliar um lançamento manualmente através da opção de conciliação ou realizando o processo através da importação do extrato bancário.
Quando é feita a importação do extrato bancário, com a opção de conciliação, o sistema passa por duas etapas:
Mostra os lançamentos do extrato e os agendados no sistema (ainda não conciliados) para permitir associação dos dois, ajustando a agenda ao lançamento efetivamente ocorrido na conta corrente;
Exibe os lançamentos não conciliados no passo anterior para classificação e importação;
Todos os lançamentos importados/conciliados nas etapas acimas, compõem o saldo conciliado do sistema.
Na prática um lançamento confirmado se distingue de um conciliado apenas porque o segundo passou pelo processo de conciliação seja ele manualmente ou através da importação do extrato. Já os lançamentos com status confirmado, são aqueles que foram confirmados por você, e que foram realizados por exemplo com pagamento de dinheiro/carteira/boleto. Quando você clicar para Conciliar um lançamento, automaticamente a opção de Confirmar é impossibilitada de ser selecionada, pois todo lançamento que é Conciliado foi confirmado e verificado por você junto ao banco.
Para controlar o cartão alimentação você pode criar uma conta do tipo "Outras", definir como saldo inicial o valor do resíduo de crédito que tem atualmente e agendar as recargas como lançamentos de receitas fixas em um determinado dia do mês.
Não é possível criar um terceiro nível de categoria, mas você pode utilizar o recurso de Centros para fazer esta administração. Centros são grupos de despesas e/ou receitas que podem ser usados como unidades de controle financeiro para segregar os lançamentos de uma mesma categoria/subcategoria. Por exemplo, no caso de uma empresa você pode segregar as despesas com salários por departamento ou setor da empresa e no caso de uma pessoa física que possua dois filhos, ele pode separar as despesas com educação para um dos filhos, criando um centro para cada filho.
O saldo de uma conta do sistema é calculado a partir da somatória de todos os lançamentos (Despesas, Receitas e Transferências).
O saldo estar errado significa que você deixou de lançar alguma coisa ou lançou a mais. Se for uma conta corrente, você pode comparar os lançamentos da conta do sistema com o seu extrato do seu banco e descobrir a diferença.
Não existe outra forma de corrigir o saldo da sua conta a não ser conferindo os lançamentos registrados e incluindo os que estão faltando e corrigindo aqueles que estiverem diferentes da realidade.
Apesar de não ser recomendado, em último caso você pode criar um lançamento de ajuste, com o valor da diferença, numa categoria de “Outras despesas” (Caso o saldo esteja a maior) ou “Outras Receitas” (Caso o saldo esteja a menor), esta não é a forma correta de corrigir o seu saldo mas caso não queira ter o trabalho de revisar os lançamentos registrados esta pode ser uma opção.
Vale ressaltar que não existe nenhuma rotina no sistema capaz de realizar exclusão de lançamentos ou edição automática de valores.
O controle de empréstimo de forma correta no sistema tem que ser dividido etapas.
Quando se contrata um empréstimo o valor creditado na conta não é de fato uma receita e sim uma transferência de uma conta empréstimo (que tem que ser criada especificamente para o controle do saldo do empréstimo) para a conta onde houve o crédito do dinheiro. Também os pagamentos das parcelas não podem ser encarados totalmente como despesas, pois apenas a parte de juros embutidas em cada parcela é de fato despesa, sendo a parte relativa ao principal do empréstimo é apenas uma transferência da conta usada para pagamento para a conta empréstimo.
Exemplo: Empréstimo novo (Ex. R$ 1.000,00):
Criar uma conta do tipo “Outros” para controlar o empréstimo e definir o saldo inicial como zero;
Lançar uma transferência da conta empréstimo para a conta que recebeu o crédito; (Saldo Empréstimo = -R$1.000,00);
Lançar tarifas e IOF (Caso seja financiados) e juros de ajuste inicial** (Caso exista) como despesas na conta empréstimos (Total R$50,00 – Saldo Empréstimo = -R$1.050,00);
Agendar os lançamentos de pagamentos das parcelas como transferências da conta corrente para a conta empréstimo;
Agendar os valores de juros mensais que serão apropriados no vencimento de cada prestação como despesas debitadas na conta empréstimo; (após os passos 4 e 5, a medida que estes lançamentos forem sendo confirmados, o saldo da conta empréstimo vai diminuindo até zerar);
O ideal é você conseguir uma planilha do banco credor demonstrando os juros e principal de cada parcela, para que você possa lançar os valores de juros mensais de forma mais correta.
Outra observação importante é que no final a conta empréstimo tem que zerar (e pode até ser inativada). Caso após o último pagamento de parcela haja algum saldo na conta, você tem que lançar um ajuste a crédito ou a débito para zerar a conta, pois podem haver distorções nos cálculos ao longo do andamento do contrato.
O Status de um lançamento financeiro serve para diferenciar os lançamentos previstos (lançamentos cujos os valores e datas ainda não estão totalmente definidos), dos confirmados (lançamentos cujos os valores e datas já estão totalmente definidos) e conciliados (lançamentos que, além de confirmados, também já foram verificados no extrato bancário). Os lançamentos previstos também são divididos e agendados e pendentes de acordo com a data de vencimento dos mesmos. Veja todas as possibilidades na lista abaixo:
Agendado: Lançamento previsto com data no futuro; Pendente: Lançamento previsto com data no passado; Confirmado: Lançamento já realizado, mas ainda não conciliado; Conciliado: Lançamentos já verificados junto ao extrato de seu banco.
O saldo confirmado é o resultado de débitos e créditos com situação confirmada. O sistema calcula o saldo confirmado a partir da soma de todos os lançamentos já confirmados (Vale ressaltar que todo lançamento com conciliado é um também um lançamento confirmado).
O saldo projetado é composto pela soma do saldo confirmado mais os lançamentos que ainda não foram confirmados, ou seja os agendados e pendentes. O saldo projetado serve justamente para que você tenha uma projeção do saldo numa determinada data de apuração. É o saldo projetado que reflete o quanto de dinheiro você terá disponível na sua conta, no final de um mês por exemplo, de acordo com os lançamentos que estão registrados no período da apuração.
É uma forma de segregar lançamentos de receitas e despesas. Por exemplo, no caso de grupo familiar, pode-se criar um centro para cada filho para uma futura apuração dos resultados a partir dos centros criados. No caso de uma empresa, um exemplo prático seria a criação de centro para cada departamento.
O fluxo de caixa é um relatório que exibe o histórico dos resultado das entradas e saídas, detalhados pelas datas, durante o intervalo de apuração. O fluxo de caixa exibe a evolução do saldo das contas que compõe o caixa.
Sua principal função é o acompanhamento dos saldos das contas de caixa afim de evitar por exemplo a falta de dinheiro no caixa necessário para o pagamento despesas agendadas.
Basta clicar no ícone de 3 pontinhos no final da linha do lançamento e escolher a opção de "Confirmar", será aberto uma janela "Confirmar este lançamento", informe o valor que já foi recebido ou pago e selecione a opção de "Gerar lançamento com resíduo desta confirmação". Em seguida uma nova tela de "Novo Lançamento" será aberta para que seja criado um "lançamento de resíduo" com valor igual a diferença entre o valor previsto e o valor que foi confirmado.
Atualmente, a forma mais correta de fazer isto é criar um outro lançamento, utilizando o recurso de "Lançamento detalhado", onde você pode indicar os valores da despesa principal e dos juros separadamente, em categoria específicas e tudo isto num único lançamento. Depois é só excluir o lançamento original. A inclusão do grupo pode ser feita inclusive no momento da importação do seu extrato bancário, basta alterar o tipo do lançamento na tela de importação para "detalhado".
No caso de entradas e saídas que serão já previstas para serem reembolsadas ou estornadas por você ou para você , elas não constituem despesas ou receitas suas. A melhor forma de tratar este tipo de lançamento, que afeta o seu fluxo de caixa, apenas temporariamente, é criar uma conta auxiliar, chamada, por exemplo, "Reembolsos" ou "Estornos", e lançar estas entradas e saídas como transferências de e para esta conta, fazendo a transferência inversa quando do reembolso/estorno da transação.
Caso seja uma despesa/receita em que não havia previsão inicial de reembolso, esta operação pode ser registrada através da funcionalidade de estorno, para isto para clicar no ícone de 3 pontinhos presente no final da linha de cada lançamento e selecionar a opção de estorno.
Sim. É possível criar lançamentos com mais de uma categoria, centro, projeto, contato e inclusive tipos diferentes, como uma despesa, receita e transferência. Para isto basta passar o mouse sobre o ícone de + referente a criação de um novo lançamento e selecionar a opção de lançamento detalhado.
Você pode acessar a tela de cadastro de contas e utilizar a opção de edição de conta alterando o valor do campo referente ao saldo inicial ou editar o lançamento do “Saldo inicial” correspondente à conta, que aparece na tela de "Extrato", dando um duplo clique sobre a linha do lançamento ou ainda clicando no ícone de 3 pontinhos presente no final da linha de cada lançamento e selecionando a opção de edição.
Basta acessar a tela de cadastro de contas e utilizar a opção de edição de conta alterando os valores dos campos "dia de vencimento", "mês da próxima fatura" e ''fechamento da fatura".
O parcelamento do cartão de crédito é equivalente a você pegar um empréstimo para quitar a fatura, só que feito direto no cartão.
Então é preciso criar uma conta auxiliar. Fazer o pagamento integral da fatura utilizando esta conta como origem.
Ai você acrescenta os juros cobrados, se houver na conta auxiliar. Juros = Total das parcelas - Saldo da fatura.
Depois basta lançar as parcelas do parcelamento como uma transferência parcelada do cartão para a conta auxiliar de forma que ao final do pagamento da última parcela o saldo desta conta de empréstimo fique igual a zero.
Atualmente o nosso sistema não possui uma funcionalidade capaz de realizar esta operação de forma única (temos inclusive prevista em nossa lista de melhorias a inclusão de operações do tipo compra e venda para as próximas atualizações do sistema).
Desta forma, para registrar uma operação deste tipo, de forma correta, é necessário realizar a criação de alguns lançamentos.Por exemplo, vamos supor que você tenha realizado a venda do seu exemplo no valor de R$1.200,00, parcelada em 3 vezes. O primeiro passo é criar um lançamento de receita no valor total da venda de R$1.200,00 numa conta auxiliar chamada, por exemplo "Serviços a receber". Os boletos gerados devem ser lançados como uma transferência parcelada desta conta auxiliar para sua conta corrente, nas datas previstas para o recebimento.Desta forma você reconhece a receita na data da venda e prevê no seu contas e receber e fluxo de caixa os recebimentos nas datas corretas.
No caso de antecipação de valores, você pode lançar as transferências de forma um pouco diferente, criando uma transferência de R$1.000,00 na data da antecipação e uma outra parcela do valor líquido a receber no final do período. A diferença entre o valor total a receber (R$1.200,00) e o valor efetivamente recebido, você pode lançar como uma despesas de juros/tarifas bancárias na conta "Serviços a receber", zerando o saldo da mesma.
Sim. Basta clicar no menu principal do sistema e acessar a opção de "Configurações de Utilização". É possível habilitar e desabilitar a utilização de diversos campos. Os campos de conta e categoria são obrigatórios e não podem ser desativados.
Basta registrar um lançamento do tipo transferência onde a conta origem deve ser igual ao cartão ou conta corrente e a conta destino igual a sua conta carteira. É importante ter criado uma conta carteira, do tipo dinheiro, para ser o destino da transferência.
Basta acessar a tela de cadastro de contas e utilizar a opção de edição de conta alterando o campo "Considerar saldo" para o valor "Disponível imediatamente".
Sim. Basta digitar um valor menor que o total da fatura no momento do registro do pagamento. A diferença entre o saldo total da fatura e valor do pagamento, comporá automaticamente o saldo da próxima fatura. Neste caso, antes do fechamento da próxima fatura, os encargos e eventuais multas por atraso de pagamento deverão ser lançados como despesas.
Não. É possível ajustar o saldo inicial da conta através da edição da mesma, mas não há como fazer ajustes no saldo atual da conta sem a inserção, edição ou exclusão de um lançamento.
O saldo de uma conta do sistema é um somatório de todos os lançamentos (Despesas, Receitas e Transferências) daquela conta.
O saldo estar errado significa que você deixou de lançar alguma coisa ou lançou a mais. Se for uma conta corrente, você pode comparar os lançamentos da conta do sistema com o seu extrato do seu banco e descobrir a diferença. Caso seja um outro tipo de conta para a qual você não dispõem deste recurso, ou mesmo se achar muito trabalhoso realizar esta verificação, você pode criar um lançamentos de ajuste, no valor da diferença, numa categoria de "Outras despesas" (Caso o saldo esteja a maior) ou "Outras Receitas" (Caso o saldo esteja a menor).
Não. Na tela de Novo lançamento, logo após o tipo (Despesa, Receita ou Transferência), você pode definir as formas de repetição do mesmo, que podem ser:
Única: Indica que o lançamento não se repete.
Fixa: Repete-se por prazo indeterminado.
Parcelada: Repete-se uma quantidade pré-determinada de vezes, que deve ser indicada. no campo 'Número de parcelas'. Opcionalmente, pode-se indicar o número da parcela inicial diferente de 1.
Você pode ainda definir a periodicidade (Dia, Semana, Mês, Ano) e a frequência (Quantidade de períodos) da repetição. Por exemplo você pode definir que uma despesa se repete a cada 3 dias, ou 3 meses, por exemplo.
Faturas em aberto exibem um lançamento virtual, com valor igual ao saldo atual da sua fatura de cartão. Este lançamento não pode ser excluído e serve justamente para projetar o saldo da sua conta ou do seu caixa, considerando o valor atual da sua fatura. No momento em que a fatura é fechada, este lançamento deixa de ser exibido.
O sistema permite apurar os resultados financeiros pelos regime de caixa e de competência.
O Regime de caixa considera as movimentações financeiras na data da efetiva de entrada ou saída dos recursos, ou seja na data em que o lançamento afeta o saldo do seu caixa, já o regime de competência na data do fato gerador da saída ou entrada. Por exemplo, uma compra/venda de R$300,00 realizada hoje para pagamento/recebimento em 3 parcelas de R$100,00 em 30, 60 e 90 dias. Na visão do caixa, serão considerados as datas e os valores dos pagamentos/recebimentos das parcelas. Na visão de competência, o valor integral da compra/venda, será considerado na data de hoje.
Para utilizar o regime de competência, é preciso habilitar a data de competência nos lançamentos financeiros na tela de configurações de utilização. Caso a data de competência não seja utilizada, o sistema utilizará a data de caixa para apuração na visão de competência. Os lançamentos de cartão de crédito sempre terão a data de competência, que é igual à data de realização da compra, já a data de caixa é a data do vencimento da fatura.
OBS: Caso a utilização do campo de data de competência esteja desabilitada, os lançamentos parcelados em contas diferentes de cartão, terão a competência considerada na data da parcela, ou seja, serão considerados de forma igual a regime de caixa.
